为加强会议室的管理，做到合理使用，有效保证各类会议的顺利召开及相关工作开展有序使用，现制定永嘉学院会议室使用管理办法如下：

一、范围

本规定适用于永嘉学院各会议室使用管理。

二、职责

1、办公室负责学院会议室的安排和管理，保证室内整洁卫生、设施完好。

2、办公室负责会议室的钥匙，会议室设施、卫生等管理。

三、内容

1、学院会议室仅限于本院用于举行会议，接待访客，商务研讨，招聘等工作，各部门安排的各种会议，由办公室负责统筹安排，避免发生时间冲突。未经允许不得擅自使用，如遇特殊情况需借他人使用，需通过申请经办公室同意方可。

2、各部门因公使用会议室，原则上需提前一天填写《会议室使用申请表》报备办公室，会议室使用遵循先全局性会议后各部门会议、先紧急性会议后一般性会议的原则。由办公室协调安排后，方可于办公室领取钥匙，并使用会议室。

3、各部门在使用会议室时，不得在会议室大声喧哗，以免影响到其他同事办公。

4、各部门在使用会议室的过程中，须爱护公物，保持会议室的整洁，用完后将所有设备放置原位。会议室配备的影音设备由办公室负责监督管理，各部门使用人员应爱护会议室的公共设备，若发现使用部门操作不当及人为造成损坏的，须追究相应责任。

5、会议室内所有设备、办公用品未征得办公室同意任何人不得拿出会议室或作为他用。若确因需要借用，须经得办公室同意后方可动用，事后归还原处。

6、凡使用会议室的部门，需自行负责会议室内桌签摆放及座次的安排，办公室协助提供会议用品（包括茶叶、纸巾等），不得在会议室内随意乱贴乱画。

7、会议室的照明、音像设备的使用及会务工作原则上由使用部门负责，办公室予以协助。若主办会议部门要求悬挂会标，会议结束后应及时将会标撤销；若有其他特殊性要求，需提前申报，经办公室同意后，方可进行。

8、办公室按每周会议安排表提前准备好会议室，及时做好会议室内设施设备、会务方面的安排。

9、会议结束后，使用会议室的部门负责室内桌面卫生清理和物品整理，并关好门窗、电器等设施设备电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作，并及时将会议室钥匙还至办公室，并由相关人员核查使用后的物品状况，如因与会人造成的损失将追究使用人的责任。

10、办公室每天做好会议室场地及消防安全、设备检查工作，保障各类会议、接待活动的正常进行。

永嘉学院〔2022〕3号 永嘉学院会议室使用管理办法.docx

                                        永嘉学院

2022 年 3 月 7 日